Bagi kita yang mungkin awam dengan dunia ICT (Information and Communications Technology), akan sedikit asing dengan istilah ERP. Apa sih itu dan kenapa kita membutuhkannya?

Sebelum membahas tentang ERP, kita bicara dulu tentang yang biasanya menggunakan ERP, yaitu bisnis, usaha, perusahaan. Dalam sebuah perusahaan – baik itu perusahaan manufaktur, jasa, atau trading sekalipun – pasti memiliki proses-proses bisnis yang penting untuk jalannya perusahaan, seperti finance, accounting, human resource (HR), manufaktur, supply chain dan masih banyak lagi. Perusahaan memiliki departemen-departemen khusus untuk setiap proses bisnis dan tentunya proses-proses tersebut saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Nah, karena keterkaitan tersebut, ada kendala yang sering terjadi dalam sebuah perusahaan:

1. Informasi tidak tersampaikan / terdistribusikan dengan baik ke setiap departemen karena data yang redundant atau adanya mis-komunikasi.
2. Lamanya proses pengambilan keputusan penting karena tidak adanya sentralisasi data atau kurang updatenya data-data yang tersedia.

 

Sebagai contoh: Saat Sales menerima order dari Customer, sebagai Sales yang baik dia harus memastikan jumlah yang di order customer tersedia. Untuk mengetahui jumlah Stok Tersedia (Available Stock), Sales perlu menghubungi bagian Gudang. Kalau sampai ternyata available stock tersebut kurang, Sales kembali harus menghubungi divisi lain yaitu Pembelian dan/atau Produksi, untuk mengetahui kapan produk tersebut akan tersedia dan siap dikirim. Terbayang kan berapa banyak task / pekerjaan yang harus dilalui dan berapa banyak waktu yang akan terbuang? Dengan adanya ERP, semua proses tersebut dapat dilihat di layar komputer, alias one click away dan realtime. ERP memudahkan sales untuk langsung mengetahui stok tersedia ataupun prediksi kapan stok akan tersedia.

 

Apa?

Solusi dari contoh di atas adalah dengan menggunakan ERP. Apa itu ERP? ERP (Enterprise Resource Planning) atau sistem perencanaan perusahaan adalah sebuah solusi sistem informasi yang berperan untuk mengintegrasikan semua proses bisnis dalam sebuah perusahaan.  Semua proses standar yang mencakup supplier, warehouse production/manufacture, sales & operation planning, financial accounting, operational office, customer service, dan customer, semuanya terintegrasi dalam satu sistem yang sama. Dengan adanya integrasi, semua informasi dan data di dalam perusahaan akan tersentralisasi. Saat satu data di-update oleh salah satu departemen, departemen lainnya dapat melihat data yang sama, yang tentunya sudah ter-update real-time.

 

Kenapa?

Saat sebuah keputusan dibuat, tentu ada alasan kuat yang mendukung keputusan tersebut. Begitu juga saat perusahaan-perusahaan memutuskan untuk mengimplementasi ERP. Ada 3 alasan utama yang mendasari keputusan tersebut, yaitu:

1. Meningkatkan performa bisnis.
2. Membuat karyawan lebih mudah dalam mengerjakan pekerjaannya.
3. Memastikan kesesuaian antara laporan dan peraturan yang ada.

 

Selain itu, tentunya juga karena ada banyak keuntungan yang didapatkan dengan menggunakan ERP:

1.   Direct Saving Cost

Begitu data kita tersentralisasi, inventory / stock akan jauh lebih terkontrol dan tekelola dengan baik. Jadi, yang me-request dan melakukan transaksi pembelian akan mendapat data yang sama, dan kasus misterius lenyapnya stock dapat dihindari. Karena datanya hanya ada satu, biaya untuk komunikasi akan berkurang dan setiap orang log in ke satu sistem akan mendapat data yang sama. Bila ada ketidaksesuaian pada data tersebut, akan dengan mudah terdeteksi dan dibentuk kembali data yang benar, karena satu data tersebut dilihat dan digunakan oleh banyak orang. Komunikasi yang menjadi lebih efektif dan tidak ada data yang redundant menyebabkan berkurangnya jam lembur/overtime. Bila semua ini terpenuhi, cashflow pastinya akan lebih terkontrol dan revenue akan meningkat.

 

2.   Quality Information:

Kualitas data akan lebih baik dengan menggunakan ERP. Artinya, pengontrolan informasi akan lebih mudah. Pengambilan keputusan juga akan lebih cepat karena informasi didapatkan lebih cepat dan selalu tersedia. Waktu yang dibutuhkan untuk menginput data akan lebih singkat dan akurasi meningkat karena tidak ada data yang double/redundant. Kesalahan yang terjadi pada stock transfer, sales, pricing harga dan lainnya juga akan jauh berkurang. Kalaupun sampai terjadi kesalahan, akan lebih cepat diketahui dan diperbaiki.

 

3.   Team Productivity:

Dengan informasi yang lebih mudah dan cepat, data entry/ penginputan data ulang dan kesalahan yang dikurangi, otomatis task yang dikerjaan akan berkurang. Jadi, waktu kerja yang digunakan akan lebih produktif. Tentunya, biaya yang dikeluarkan untuk gaji karyawan juga akan jauh lebih optimal.

 

4.   Management Performance:

Informasi yang didapatkan akan akurat dan tepat waktu (berkualitas), dengan begitu, pengumpulan data untuk menyusun laporan juga akan lebih cepat. Tentunya, dengan laporan yang lebih tepat dan akurat, pengambilan keputusan juga akan lebih baik. Waktu untuk rapat juga akan berkurang dan akan lebih efektif.

 

5.   IT and Business Strategic Alignment:

Meluruskan IT dan strategi bisnis untuk sejalan itu jadi lebih mudah dengan adanya integrasi data. Biasanya, tanpa integrasi data, sering terjadi konflik antar accounting dengan departemen lainnya seperti produksi dikarenakan kebijakan yang dipakai di accounting mungkin saja tidak terjadi di lapangan produksi, sehingga pada akhirnya saat disatukan di ujung, akan berantakan. Dengan adanya ERP, semua departemen akan mengacu pada kebijakan dan strategi bisnis yang sama, karena adanya integrasi antar departemen tersebut. Saat perusahaan ingin mengembangkan bisnis, akan lebih mudah melakukan replikasi atau membuat company atau toko baru, lewat prosedur yang baku, standarisasi, dan data yang satu karena menggunakan ERP.

 

Bagaimana, sudah cukup mengerti kan ERP itu apa? Ingat, ERP BUKANLAH suatu SOFTWARE. ERP adalah sebuah SISTEM TERINTEGRASI yang bertujuan untuk merangkum bisnis proses yang ada menjadi satu kolaborasi yang efisien dan efektif. Sistem tersebut didukung dengan teknologi informasi dan dapat menghasilkan informasi yang tentunya menunjang perusahaan menjadi lebih kompetitif di era global ini!

- CL