Kalau 4 komponen di artikel yang lalu sudah disiapkan, tentunya kita ingin implementasi yang dilakukan nantinya sukses dan berjalan lancar. Berikut adalah hal-hal yang menjadi kunci dalam kesuksesan implementasi ERP:

1. Executive / Top Management Support

Pihak Manajemen harus mendukung dan memilih orang yang tepat di dalam implementasi. Harus diingat, implementasi ERP itu bukanlah “IT Project” dan bukan menjadi tanggung jawab departemen IT, karena orang-orang di departemen IT belum tentu mengetahui strategi bisnis perusahaan ke depan dan belum tentu mengerti tahap-tahap perubahan yang harus dilakukan perusahaan untuk mencapai tujuan akhir dari bisnis strategi ini. Pada saat implementasi ERP, kita sangat membutuhkan dukungan pihak manajemen untuk mendampingi tim dan membantu menerangkan dan memutuskan hal-hal penting yang tim tidak bisa putuskan. Melihat paparan diatas tim implementasi yang terlibat adalah seluruh bagian yang ada di perusahaan, tidak terkecuali “Top Management.” Harus disadari bahwa “Top Management” memiliki peran besar dan penting dalam menentukan target dan strategi bisnis perusahaan ke depannya.

2.   Stakeholders Expectation

Di awal proses, kita semua harus menyamakan ekpektasi kita terlebih dahulu. Kita harus dapat membedakan mana fitur yang memang dibutuhkan, dan mana yang hanya merupakan keinginan kita belaka alias “nice to have”, padahal dioperasional perusahaan kita tidak memerlukannya. Jangan sampai karena sesuatu yang “nice” ini, kita mengorbankan waktu dan malah juga mengorbakan hal lain yang seharusnya benar-benar ada dan kita butuhkan. Tim AMAGRASoft akan mengarahkan hal ini.

3.   System Blueprint

Saat sudah ada sebuah kesepakatan, penyusunan blueprint dapat segera dimulai. Tim AMAGRASoft akan membagikan beberapa template blueprint sesuai dengan ERP yang dipilih. Berdasarkan beberapa template blueprint ini kita bersama-sama mencatat semua kebutuhan dan keputusan perusahaan di dalam dokumen blueprint dan hasil akhirnya dokumen ini di tanda-tangani oleh setiap bagian perusahaan yang terlibat. Blueprint inilah yang menjadi modal awal kita untuk masuk proses selanjutnya yaitu konfigurasi sistem, user training dan ERP software testing. Konfigurasi sistem hardware dan software ERP akan disesuaikan dengan keputusan yang ada di blueprint ini. Dalam proses blueprint, kita bukan membuat atau menyusun dokumen berdasarkan proses dan strategi bisnis saat ini, tetapi harus dipikirkan proses bisnis untuk 5 tahun, 10 tahun atau bahkan 20 tahun ke depan. Karena itulah top management mempunyai peran yang sangat penting untuk terlibat langsung dalam implementasi ERP, khususnya dalam proses blueprint ini.

4.   Data Preparation

Menyiapkan data-data yang diperlukan saat proses blueprint adalah keputusan yang bijak, karena setelah proses blueprint selesai kita akan masuk ke proses selanjutnya yaitu testing. Di tahap testing, kita memerlukan data untuk dapat di-input ke dalam sistem ERP. Tim AMAGRASoft akan menyediakan template yang diperlukan untuk persiapan data-data ini.  Data-data ini diambil dari data-data real, yang benar-benar di pakai saat ini di perusahaan. Perlu diperhatikan, data-data di sistem baru kita ke depan adalah data yang di-input dengan benar dan diperlukan, jangan sampai terjadi “garbage in, garbage out.”

5.   Cut-Off Strategy

Cut-off strategy adalah keputusan yang harus kita ambil sebelum kita memulai sebuah sistem baru yang sudah kita sama-sama susun dan putuskan. Perlu beberapa diskusi penting sebelum hal ini kita lakukan. Tentunya tim AMAGRASoft akan menyiapkan dan memaparkan point-point penting sehubungan dengan hal ini, sebelum go-live sistem baru dijalankan.

6.   Training

Tentunya, untuk menggunakan sebuah software ERP yang baru dibutuhkan training. Pertama-tama tim AMAGRSoft akan melakukan training ke beberapa orang di perusahaan yang dapat menjadi calon trainer selanjutnya. Setelah itu, kita bersama-sama mengajarkan dan melatih seluruh pengguna (user), bukan hanya cara menggunakan aplikasi program ERP-nya saja, namun juga harus menggunakannya sesuai proses bisnis yang sudah kita putuskan bersama yang ada di dalam blueprint.

7.   Testing, testing, testing

Bagaimana cara kita mengetahui kesiapan user dalam menggunakan ERP? Tentunya dengan testing, testing dan testing (lagi). Beberapa test yang tim AMAGRASoft biasa lakukan adalah unit test, integration test, dan performance test. Setiap test ini memiliki testing scenario yang tim AMAGRASoft siapkan dan dalam semua testing ini, data yang digunakan adalah data operasional yang biasa digunakan opersional selama ini.

8.   User Readiness

Dari hasil test, test dan test di atas, kita dapat menentukan apakah user sudah siap untuk “go-live”. Tim AMAGRASoft akan memeriksa dan menguji hasil test ini dan melaporkannya kepada tim implementasi atau top management. Keputusan berada di tim implementasi dan top management perusahaan, jika masih ada yang kurang dan perlu training ulang maka bisa saja kita lakukan training ulang. Hal ini dilakukan agar kita dapat benar-benar memastikan kesiapan setiap user untuk menjalankan operasional dengan lancar menggunakan sistem ERP yang baru.

Selesai sudah rangkaian penjelasan tentang ERP, apa, mengapa, bagaimana dan tips tambahan dalam implementasi ERP. Bila ada pertanyaan lebih lanjut, silahkan hubungi kami melalui e-mail maupun media sosial lainnya!

-CL