Dalam artikel yang lalu kami sudah sempat bahas tentang apa itu ERP, dan kenapa perusahaan memilih untuk menggunakan ERP.

Nah, sekarang kita akan lanjut ke pertanyaan selanjutnya: Bagaimana mengimplementasikan ERP.

Bagaimana: 4 Komponen Utama yang Harus Disiapkan

Kalau kita ingin menggunakan ERP, bagaimana mengimplementasikannya?

Ada 4 komponen utama yang harus disiapkan dalam proses implementasi, yaitu:

1.   SOP (Standard Operational Procedure)

SOP adalah prosedur, standar, aturan main, atau kebijakan yang ditetapkan oleh organisasi perusahaan, untuk dilakukan oleh semua orang yang terlibat dalam proses bisnis perusahaan. SOP adalah salah satu point penting untuk disusun dan dimiliki sebuah unit usaha,. Kenapa? Karena dengan memiliki SOP, proses bisnis akan lebih terkontrol dan setiap bagian akan jelas melakukan setiap pekerjaannya sesuai dengan yang perusahaan harapkan. “Work around” atau proses bisnis dari SOP ini biasanya akan disesuaikan dengan produk ERP yang kita pilih. Dengan disusunnya SOP ini, kita mengharapkan semua data yang diinput akan tercatat dengan benar dan menjadi informasi yang berguna untuk proses selanjutnya, bahkan untuk evaluasi dan analisa management perusahaan dalam pengambilan keputusan.

2.   IT System:

Software, Hardware, dan Infrastruktur harus disiapkan sesuai dengan kebutuhan sistem yang akan datang, karena tanpa didukung IT System yang baik dan benar, software ERP yang kita implementasikan tidak akan berfungsi dengan maksimal. Dengan memiliki IT System yang baik, sesuai dan benar, maka kita sudah menyiapkan masa depan untuk system terintegrasi kita yang dapat menunjang pekerjaan dan pertumbuhan perusahaan sesuai dengan target perusahaan 10 atau 20 tahun ke depan.

3.   People

Sumberdaya manusia juga merupakan bagian penting yang harus disiapkan. Walaupun IT System dan SOP sudah kita siapkan dengan baik dan benar, tanpa menyiapkan sumberdaya yang memadai dan memiliki kompetensi, akan sulit untuk mengimplementasikan ERP tepat waktu dan sesuai dengan harapan kita. Untuk mempersiapkan sumber daya yang kompeten, diperlukan sumberdaya manusia yang ikut ambil bagian dalam proses implementasi dari awal sampai ERP tersebut Go-Live. Dengan proses implementasi yang benar, dan sumberdaya yang tekun ikut ambil bagian dalam implementasi ini serta mengikutinya dengan baik, maka sumberdaya yang kita siapkan ini akan memiliki kompetensi untuk ERP kita Go-Live atau siap untuk mendukung operasional.

4.   Data

Data awal yang benar dan lengkap harus disiapkan, tentunya berdasarkan arahan konsultan ERP, agar data yang disiapkan adalah data yang sesuai dengan program ERP yang akan digunakan. Data yang diinput dengan benar adalah modal utama kita, karena apa yang kita input akan mempengaruhi output. Jangan sampai terjadi “garbage in, garbage out.” Sangatlah penting untuk mempersiapkan data yang benar dari awal, karena awal yang salah pasti akan menghasilkan hasil akhir yang salah.

Hal-hal di atas sangatlah penting untuk dipersiapkan dalam proses implementasi ERP. Ada tips apa lagi yang dapat AMAGRASoft berikan? Langkah selanjutnya adalah mengetahui strategi dan kunci sukses dalam implementasi ERP yang akan kami bahas di artikel selanjutnya!

-CL